Die gesetzliche Regelung, wonach der Vermieter über die Betriebs- und Heizkostenvorauszahlungen jährlich abzurechnen hat bis zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums und danach, von einigen Ausnahmefällen abgesehen, nichts mehr nachfordern kann (§ 556 Abs. 3 BGB), gilt nur für die Wohnraummiete. Für alle sonstigen Arten von Mietverhältnissen, insbesondere die Geschäftsraummiete, gibt es keine gesetzliche Regelung. Deshalb darf § 556 Abs. 3 BGB nicht auf andere Mietverhältnisse entsprechend angewendet werden.
Der Bundesgerichtshof hat jedoch entschieden, dass vorbehaltlich abweichender Regelungen im Mietvertrag auch der (Geschäftsraum-)Vermieter die Abrechnung binnen eines Jahres nach Endes des Abrechnungsjahres erteilen muss. Geschieht dies nicht, ist das für den Vermieter erst einmal folgenlos. Er kann durchaus noch Jahre später die Abrechnung erteilen, denn sein Nachzahlungsanspruch – wenn die Abrechnung zu einem Guthaben führt, wird er die Abrechnung erfahrungsgemäß nicht mehr übersenden – wird erst mit Zugang der Abrechnung fällig. In dem Jahr des Zugangs beginnt erst die dreijährige Verjährungsfrist. Dem Mieter würde daher nur helfen, wenn der Nachforderungsanspruch verwirkt sein sollte, woran die Rechtsprechung hohe Anforderungen stellt. Zum Zeitablauf muss hinzukommen, dass der Vermieter den Eindruck vermittelt hat, er rechne nicht mehr ab (wozu der reine Zeitablauf nicht genügt) und sollte er sich so verhalten haben, muss der Mieter darauf vertraut haben und darauf gestützt Vermögensdispositionen getroffen haben. Spätestens daran scheitert die Verwirkung meistens. Bei der Prüfung ist jedes Abrechnungsjahr separat zu beurteilen.
Dass die Rechtsprechung dem Mieter wenig hilft, liegt nicht zuletzt daran, dass der Mieter selbst einen Abrechnungsanspruch hat. Er wird fällig mit Ablauf des Jahres, zu dessen Ende der Vermieter abrechnen muss. Beispiel: Die Abrechnung für 2021 musste, wenn das Abrechnungsjahr das Kalenderjahr ist, bis zum 31.12.2022 vorliegen. Seit dem 01.01.2023 kann der Mieter seinen Anspruch geltend machen und kann ihn sogar einklagen. Dieser Anspruch verjährt ebenfalls nach drei Jahren. Mieter rechnen häufig aber mit Nachforderungen und machen deshalb den Abrechnungsanspruch nicht geltend.
Der Mieter muss aber nicht klagen, sondern kann stattdessen ab dem Tag nach Ablauf der vom Vermieter versäumten Abrechnungsfrist die weiteren Nebenkostenvorauszahlungen zurückbehalten bis zur Höhe des Betrages der Vorauszahlungen, über die der Vermieter nicht abgerechnet hat. Legt der Vermieter daraufhin die Abrechnung vor, entfällt der Zurückbehaltungsgrund und der Mieter muss die zurückbehaltenen Vorauszahlungen nachzahlen.
Wurde das Mietverhältnis beendet, bevor der Mieter sein Zurückbehaltungsrecht in voller Höhe ausüben konnte, kann er nur dann und nur in der entsprechenden Höhe eine Rückforderung der Vorauszahlungen verlangen.
Sollte es zu einem Vermieterwechsel gekommen sein, ändert das nichts an der Abrechnungsfrist. Abrechnen muss immer derjenige, der zum Ende des Abrechnungsjahres Vermieter ist. In den Fällen, in denen ein Mietobjekt veräußert wird, wechselt die Vermieterstellung von Gesetzes wegen mit Umschreibung des Grundbuchs („Kauf bricht nicht Miete“). Weil dieser Zeitpunkt für die Kaufvertragsparteien nicht einzuschätzen ist, zumal durch die Folgen der Corona-Pandemie, vereinbaren sie häufig einen Stichtag, zu dem Besitz, Nutzen und Lasten übergehen und teilen dem Mieter mit, er solle ab diesem Stichtag Miete und Nebenkostenvorauszahlungen an den Erwerber zahlen. Das sollte der Mieter nur befolgen, wenn ihm eine übereinstimmende Mitteilung (Weisung) vom bisherigen und vom zukünftigen Vermieter vorliegen. Wer als Mieter sichergehen will, antwortet darauf, er verstehe die Mitteilung als Abtretung, Vermieter bleibe bis zur Grundbuchumschreibung der alte Vermieter (was der natürlich nicht will, aber akzeptieren muss). Eine Übertragung des Mietverhältnisses auf den neuen Vermieter vor Grundbuchumschreibung stellt eine Änderung des Mietvertrags dar, die dann, wenn sie nicht durch eine Nachtragsvereinbarung schriftlich geschieht, zu einem Schriftformmangel führt. Dieser berechtigt u. U. zur Kündigung mit gesetzlicher Frist, nämlich wenn die Eigentumsumschreibung sich länger als ein Jahr über den Stichtag hinweg hinzieht.
Daneben gibt es den Fall, dass nur ein schuldrechtlicher Vermieterwechsel gewünscht wird ohne Eigentumsübertragung. Ein Vermieter, der das durchsetzen will, sollte mit dem Mieter eine schriftliche Nachtragsvereinbarung darüber schließen und sich nicht darauf verlassen, dass eine entsprechende Klausel im Mietvertrag, der Mieter stimme einer Übertragung des Mietverhältnisses zu, ausreicht.
