Wie Entgelttransparenz und Datenschutz gemeinsam umgesetzt werden können

Der Gleichheitsgrundsatz nach Art. 3 Abs. 2 Grundgesetz (GG) verlangt, dass der Staat die tatsächliche Durchsetzung der Gleichberechtigung von Frauen und Männern fördert und auf die Beseitigung bestehender Nachteile hinwirkt. Darunter fällt die Entgeltgleichheit. Am 6. Juni 2023 wurde eine Entgelttransparenzrichtlinie erlassen, die bereits in nationales Recht hätte umgesetzt werden müssen, deren Umsetzung in Deutschland jedoch noch aussteht. Ziel der Entgelttransparenz ist es, das Gebot des gleichen Entgelts für Frauen und Männer bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit durchzusetzen. Können Informationen über das Gehalt einer bestimmten Person zugeordnet werden, ist jedoch auch der Anwendungsbereich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eröffnet, die den Schutz der personenbezogenen Daten fordert. Arbeitgeber stehen dann vor der Aufgabe, Informationen über das Entgelt gleicher oder gleichwertiger Arbeit zu offenbaren und zugleich die Gehaltsdaten der Mitarbeiter zu schützen. Wie Entgelttransparenz und Datenschutz gemeinsam umgesetzt werden können, erläutern wir in diesem Schwerpunktthema.

Die europäische und nationale Gesetzgebung zur Entgelttransparenz

Der europäische Gesetzgeber ist nicht der erste Gesetzgeber, der mehr Transparenz beim Entgelt schaffen wollte. 

Das nationale Entgelttransparenzgesetz

In Deutschland wurde ein Gesetz zur Förderung der Entgelttransparenz zwischen Frauen und Männern (EntgTranspG) bereits am 30. Juli 2017 und damit vor Inkrafttreten der DSGVO ausgefertigt. Das Gesetz gibt Beschäftigten in einem Betrieb mit mehr als 200 Beschäftigten das Recht, Auskunft über das durchschnittliche monatliche Bruttogehalt von vergleichbaren Beschäftigten zu verlangen. Die Berichtspflichten und Prüfverfahren waren für den Arbeitgeber jedoch freiwillig ausgestaltet.

Die europäische Entgelttransparenzrichtlinie

Auf europäischer Ebene wurde erst am 6. Juni 2023 eine Richtlinie zur Stärkung der Anwendung des Grundsatzes des gleichen Entgelts für Männer und Frauen bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit durch Entgelttransparenz und Durchsetzungsmechanismen (ETRL) erlassen. Insbesondere enthält die Richtlinie eine Verpflichtung zur Entgelttransparenz vor der Beschäftigung, Berichtspflichten sowie Schadensersatzansprüche und Sanktionen. Auch ein Auskunftsanspruch ist vorgesehen.

Europäische Richtlinien legen verbindliche Ziele für die Mitgliedstaaten der Europäischen Union (EU) fest und müssen erst noch in nationales Recht umgesetzt werden. Die Richtlinie hätte bis zum 7. Juni 2026 umgesetzt werden müssen; dies ist bisher aber noch nicht geschehen. Da die Richtlinie nicht fristgerecht vom nationalen Gesetzgeber umgesetzt wurde, entfalten einige Regelungen unmittelbare Wirkung und können von dem Beschäftigten vor Gericht oder Behörden geltend gemacht werden. 

Die Richtlinie sieht insbesondere einen Auskunftsanspruch der Beschäftigten über ihre individuelle Entgelthöhe sowie über die durchschnittlichen Entgelthöhen vergleichbarer Beschäftigtengruppen vor. Für die Erfüllung dieses Anspruchs müssen Arbeitgeber zunächst die individuellen Entgeltdaten der Beschäftigten auswerten. Gegenüber den anfragenden Beschäftigten werden grundsätzlich jedoch nur die für die Vergleichsgruppe ermittelten und soweit möglich anonymisierten oder aggregierten Vergleichswerte offengelegt. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten findet damit sowohl bei der internen Auswertung als auch bei der Bearbeitung und Beantwortung des Auskunftsverlangens statt.

Sobald die Richtlinie in nationales Recht umgesetzt ist, kann die Verarbeitung der Entgeltdaten auf die entsprechende gesetzliche Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO gestützt werden. Bis dahin kommt, soweit keine speziellere nationale Rechtsgrundlage eingreift, eine Verarbeitung auf Grundlage des berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO in Betracht. Dies insbesondere zur Umsetzung der Ziele der Richtlinie und zur Vorbereitung der künftig verbindlichen Transparenzpflichten. Dabei müssen die Arbeitgeber die Verarbeitung auf das erforderliche Maß beschränken und geeignete Schutzmaßnahmen gegen eine Identifizierung einzelner Beschäftigter treffen.

Datenschutz-Grundsätze

Die europäische Richtlinie muss mit dem weiteren Unionsrecht konform sein und damit auch im Lichte der europäischen DSGVO ausgelegt werden. Dies ist explizit in Art. 12 Abs. 1 ETRL niedergeschrieben. Geschützt werden nicht nur die personenbezogenen Daten der Beschäftigten aus der Vergleichsgruppe, sondern auch des Anfragenden. 

Zweckbindung

Der Grundsatz der Zweckbindung nach Art. 5 Abs. 1 lit. b) DSGVO legt fest, dass personenbezogene Daten nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke verarbeitet werden dürfen. Eine Weiterverarbeitung zu anderen Zwecken ist unzulässig. An diesen Grundsatz knüpft auch Art. 12 Abs. 2 ETRL an, wonach personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Umsetzung der Richtlinie nicht für andere Zwecke als die Anwendung des Grundsatzes des gleichen Entgelts verarbeitet werden dürfen. Damit dürfen die Informationen nicht für individuelle Gehaltsverhandlungen oder Leistungsbewertungen verwendet werden. 

Datenminimierung

Art. 12 Abs. 3 ETRL eröffnet den Mitgliedsstaaten die Möglichkeit, bei der unmittelbaren oder mittelbaren Offenlegung des Entgelts eines bestimmbaren Arbeitnehmers den Zugang der Daten auf Arbeitnehmervertreter, Arbeitsaufsichtsbehörden oder Gleichbehandlungsstellen zu beschränken. Die Übermittlung der Daten an Dritte muss nach dem Grundsatz der Datenminimierung gem. Art. 5 Abs. 1 lit. c) DSGVO insofern auf das für die Zwecke notwendige Maß beschränkt sein.

Informationspflichten

Die Verarbeitung personenbezogener Daten muss für die betroffene Person transparent und nachvollziehbar sein. Die konkreten Informationen sind in Art. 13 DSGVO aufgelistet und umfassen unter anderem die Verarbeitungszwecke, die Empfänger der personenbezogenen Daten, die Speicherdauer sowie die Betroffenenrechte. Die datenschutzrechtlichen Informationen, die bei der Aufnahme eines Beschäftigungsverhältnisses ausgehändigt werden, sind also um Informationen über die Verarbeitung von Entgeltdaten zur Erfüllung gesetzlicher Transparenzpflichten zu ergänzen, sofern durch die Offenlegung Personenbezug hergestellt werden kann. Über die vorab erforderliche statistische Auswertung von einzelnen Gehaltsdaten ist in jedem Fall zu informieren.

Technische und organisatorische Maßnahmen

Sinnvoll ist es, den Einsatz von technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) auf den Bereich der Entgelttransparenz auszuweiten. Nach Erwägungsgrund 44 der ETRL sollen spezifische Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden, die eine direkte oder indirekte Offenlegung von Informationen über einen identifizierbaren Arbeitnehmer verhindern. Insbesondere Maßnahmen wie Zugriffsberechtigungen, Pseudonymisierung und Datenaggregierung können zum Schutz personenbezogener Daten beitragen. Die freiwillige Offenlegung ihres eigenen Entgelts zur Durchsetzung des Grundsatzes auf gleiches Entgelt soll den Beschäftigten nach Erwägungsgrund 44 der ETRL jedoch möglich sein.

Aufbewahrungsfristen

Der Grundsatz der Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e) DSGVO fordert, dass personenbezogene Daten solange aufbewahrt werden dürfen, wie es für den Verarbeitungszweck erforderlich ist. Ein wichtiger Verarbeitungszweck ist die Verteidigung von Rechtsansprüchen. Bisher wurden Bewerberdaten daher nach § 15 Abs. 4 AGG und § 61b Abs. 1 ArbGG bis zu sechs Monate aufbewahrt. Zukünftig muss der Arbeitsgeber außerdem Entgeltgleichheitsklagen verteidigen können. Denkbar wäre der Fall, dass ein Arbeitgeber aufgrund der Lage auf dem Arbeitsmarkt und Personalgewinnungsschwierigkeiten veranlasst wird, das Entgelt für eine offene Tätigkeit zu erhöhen. Klagt ein Bewerber nun wegen einer geschlechterbezogenen Entgeltdiskriminierung, benötigt der Arbeitgeber zur Widerlegung dieser Vermutung entsprechende Nachweise über Bewerber, die zu dem angebotenen Entgelt kein Beschäftigungsverhältnis wollten. Die ETRL fordert für Ansprüche auf gleiches Entgelt eine Verjährungsfrist von mindestens drei Jahren.

Eine verlängerte Aufbewahrung dürfte sich dabei nicht pauschal auf sämtliche Bewerberdaten erstrecken. Erforderlich kann vielmehr sein, entgeltbezogene Unterlagen, etwa zur Festlegung des angebotenen Entgelts, zu den zugrunde liegenden Arbeitsmarktbedingungen und zu vergleichbaren Einstellungsentscheidungen, für den Zeitraum aufzubewahren, in dem Entgeltgleichheitsansprüche geltend gemacht und verteidigt werden können. Die konkrete Reichweite der Aufbewahrungspflichten bleibt der nationalen Umsetzung der ETRL vorbehalten.

In der Praxis ist zur Verteidigung von Entgeltsgleichheitsklagen daher eine Aufbewahrungsfrist von drei bis vier Jahren zu empfehlen. 

Auskunftsanspruch nach Art. 7 ETRL

Nach Art. 7 ETRL erhalten Arbeitnehmer das Recht, Auskunft über ihre individuelle Entgelthöhe und über die durchschnittlichen Entgelthöhen zu verlangen. Ein derartiger Auskunftsanspruch wurde auf nationaler Ebene bereits in § 10 EntgTranspG aufgenommen.

Dabei sieht § 12 Abs. 3 EntgTranspG explizit den Schutz von personenbezogenen Daten der vom Auskunftsverlangen betroffenen Beschäftigten vor und befreit von der Pflicht zur Angabe eines Vergleichsentgelts bei weniger als sechs Beschäftigten. Denn je kleiner der Vergleichskreis, desto höher ist die Identifizierbarkeit der einzelnen Arbeitnehmer. Die europäische Richtlinie sieht zwar keinen Schwellenwert vor, um die Zurückverfolgung der Gehaltsdaten auf einzelne Beschäftigte zu verhindern. Dem deutschen Gesetzgeber dürfte es aber durch die Öffnungsklausel nach Art. 12 Abs. 3 ETRL weiterhin möglich bleiben, einen Schwellenwert zu definieren. 

Fazit

Am 6. Juni 2023 wurde die europäische Entgelttransparenzrichtlinie veröffentlicht, die vom deutschen Gesetzgeber – nachdem die Umsetzungsfrist bereits versäumt wurde – noch in nationales Recht umzusetzen ist. Die Entgelttransparenz steht in einem Spannungsverhältnis zum Datenschutzrecht. Zwar betrifft die Offenlegung grundsätzlich nicht ohne Weiteres die individuellen Gehälter anderer Beschäftigter, sondern Vergleichswerte für Gruppen mit gleicher oder gleichwertiger Arbeit. Um insbesondere die durchschnittlichen Entgelthöhen solcher Gruppen zu ermitteln und Auskunftsverlangen zu beantworten, müssen Arbeitgeber jedoch zunächst individuelle Entgeltdaten auswerten. Diese Verarbeitung betrifft personenbezogene Daten; auch die mitgeteilten Vergleichswerte können bei kleinen Vergleichsgruppen oder aufgrund weiterer Umstände Rückschlüsse auf einzelne Beschäftigte zulassen. Arbeitgeber müssen daher die Transparenzpflichten erfüllen und zugleich die Gehaltsdaten der Beschäftigten schützen.

Um eine datenschutzkonforme Verarbeitung von Entgeltdaten zur Erfüllung gesetzlicher Transparenzpflichten zu gewährleisten, dürfen die Gehaltsdaten nach Art. 12 Abs. 2 ETRL und dem Grundsatz der Zweckbindung gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. b) DSGVO nicht für andere Zwecke als die Anwendung des Grundsatzes des gleichen Entgelts verarbeitet werden. Die Beschäftigten sind nach Art. 13 DSGVO insbesondere über die Zwecke der Verarbeitung, die Rechtsgrundlage, die Empfänger oder Kategorien von Empfängern sowie die Speicherdauer zu informieren. Zudem müssen geeignete TOM – wie Zugriffsberechtigungen, Pseudonymisierung und Datenaggregierung – implementiert werden, um den Zugriff auf die Daten zu beschränken und eine Identifizierung einzelner Beschäftigter möglichst zu verhindern. Die Aufbewahrungspflichten dürften sich nicht pauschal auf sämtliche Bewerber- oder Beschäftigtendaten verlängern. Erforderlich kann vielmehr sein, nur solche entgeltbezogenen Unterlagen aufzubewahren, die für die Geltendmachung oder Verteidigung von Entgeltgleichheitsansprüchen benötigt werden. Die konkrete Dauer bleibt der nationalen Umsetzung sowie dem datenschutzrechtlichen Erforderlichkeitsgrundsatz vorbehalten.

Eine Besonderheit ist das Auskunftsrecht nach Art. 7 ETRL. Beschäftigte können Auskunft über ihre individuelle Entgelthöhe sowie über die durchschnittlichen Entgelthöhen vergleichbarer Beschäftigtengruppen verlangen. Hier bleibt abzuwarten, ob der deutsche Gesetzgeber entsprechend seiner bisherigen Gesetzgebung Schwellenwerte zum Schutz von personenbezogenen Daten festlegt. Arbeitgeber müssen bei der Beantwortung von Auskunftsansprüchen jedenfalls die Vergleichsgruppe im Einzelfall berücksichtigen und entsprechende TOM ergreifen, die eine direkte oder indirekte Identifizierung einzelner Mitarbeiter – insbesondere bei kleinen Vergleichsgruppen – soweit möglich verhindern. Die konkrete nationale Umsetzung bleibt insofern noch abzuwarten.