Teil 2: Wie eine Vorsorgevollmacht den Fortbestand eines Unternehmens bei Geschäftsunfähigkeit sichert

Im ersten Teil dieser Beitragsreihe haben wir erläutert, warum eine Vorsorgevollmacht – insbesondere in unternehmerischen Kontexten – essenziell ist, um im Ernstfall handlungsfähig zu bleiben. In diesem Beitrag geht es nun um die praktische Umsetzung: Was sollten Unternehmer konkret tun, um rechtssicher vorzusorgen?

Handlungsempfehlungen für Unternehmer

• Gesellschaftsvertrag prüfen: Überprüfen Sie, ob Ihr Gesellschaftsvertrag Vorgaben zur Person des Bevollmächtigten oder zur Form der Vollmacht enthält. Oft verlangen Gesellschaftsverträge, dass im Notfall nur bestimmte Personen als Bevollmächtigte in Frage kommen oder dass die Vollmacht zumindest notariell beglaubigt sein muss. Stimmen Sie Ihre Vorsorgevollmacht unbedingt mit solchen Klauseln ab, um Konflikte zu vermeiden.
• Unternehmen und Privates trennen: Erwägen Sie, zwei getrennte Vollmachten zu errichten – eine Unternehmervollmacht für geschäftliche Angelegenheiten und eine separate Vollmacht für private oder gesundheitliche Belange. So stellen Sie sicher, dass in jedem Bereich eine geeignete Person handeln kann. Die Unternehmervollmacht ist ebenso unverzichtbar wie die private Vorsorgevollmacht mit Patientenverfügung.
• Passende Bevollmächtigte auswählen: Wählen Sie die bevollmächtigten Personen mit Bedacht. Ihre engste Vertrauensperson im Privatleben (etwa Ehepartner/in) ist nicht immer auch unternehmerisch akzeptiert oder geeignet. Gegebenenfalls bevollmächtigen Sie unterschiedliche Personen: Für die Firma eine fachkundige Vertrauensperson aus dem Unternehmen oder Mitgesellschafter, für private Angelegenheiten eine andere Vertrauensperson. Sie können auch zwei Personen gemeinsam einsetzen (etwa eine fachkundige Person plus ein Familienmitglied), achten Sie aber darauf, klare Aufgabenteilungen oder Entscheidungsrechte festzulegen, um Streit und Blockaden zu vermeiden.
• Mehrere Bevollmächtigte benennen: Bevollmächtigen Sie nach Möglichkeit nicht nur eine einzelne Person. Benennen Sie stattdessen – Ihr entsprechendes Vertrauen in diese Personen vorausgesetzt – möglichst auch eine oder mehrere Ersatzpersonen. So bleibt Ihr Unternehmen handlungsfähig, falls die hauptbevollmächtigte Person einmal selbst verhindert ist.

• Vorsorgevollmacht rechtzeitig errichten: Kümmern Sie sich frühzeitig um die Erstellung der Vollmacht, idealerweise in notarieller Form. Sprechen Sie mit dem potenziellen Bevollmächtigten und Ihren Angehörigen über Ihre Pläne. So vermeiden Sie im Ernstfall ein zeitaufwändiges Betreuungsverfahren, das wichtige Unternehmensentscheidungen verzögern oder blockieren könnte.

   

Nächste Schritte für Unternehmer

1. Bestandsaufnahme machen: Prüfen Sie, ob bereits Vorkehrungen bestehen. Gibt es in Ihrem Unternehmen Notfallpläne oder Klauseln im Gesellschaftsvertrag für den Fall der Handlungsunfähigkeit? Falls ja, passen Sie Ihre Vorsorgevollmacht daran an; falls nein, sollten Sie entsprechende Überlegungen in Ihrem Unternehmen zeitnah anstoßen.
2. Bevollmächtigte festlegen: Überlegen Sie, wer im Ernstfall Ihr Unternehmen führen könnte. Führen Sie frühzeitig Gespräche mit in Frage kommenden Personen – seien es Familienmitglieder, Mitgesellschafter oder langjährige Mitstreiter im Betrieb. Stellen Sie sicher, dass die ausgewählten Personen bereit und fachlich in der Lage sind, die Aufgabe zu übernehmen.
3. Vollmachten aufsetzen: Lassen Sie sich von einem Notar oder einer fachkundigen anwaltlichen Stelle bei der Erstellung der Vorsorgevollmacht(en) begleiten. So stellen Sie sicher, dass Inhalt und Form den rechtlichen Anforderungen entsprechen. Besprechen Sie, ob neben der Generalvollmacht eventuell eine Prokura im Handelsregister eingetragen werden sollte. Eine Prokura ist öffentlich einsehbar und wird im Geschäftsverkehr häufig schneller anerkannt als eine private Vollmacht.

4. Dokumente hinterlegen und informieren: Hinterlegen Sie die Original-Vollmachten an einem sicheren Ort und tragen Sie die Vorsorgevollmacht im Zentralen Vorsorgeregister ein (damit im Ernstfall Gerichte und Ärzte schnell Kenntnis davon erlangen). Richten Sie einen Notfallordner ein, in dem alle wichtigen Unterlagen für die Bevollmächtigten bereitliegen. Informieren Sie Ihre Angehörigen sowie Vertrauenspersonen darüber, welche Vorkehrungen Sie getroffen haben.

    

Fazit

Durch eine vorausschauend errichtete Vorsorgevollmacht schaffen Sie Klarheit und Sicherheit – für sich selbst, Ihre Familie und Ihr Unternehmen. Im Falle einer plötzlich eintretenden Geschäftsunfähigkeit bleibt Ihr Unternehmen handlungs- und entscheidungsfähig. So stellen Sie sicher, dass im Fall der Fälle Ihr Unternehmen in Ihrem Sinne weitergeführt werden kann.